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タスク管理をすることで得られる7つの効能

      2015/02/28

Grocery shopping list
Grocery shopping list / the Italian voice

タスク管理というものに本格的に取り組むようになったのは、いつのことか忘れましたがある程度効果は出ているなと感じています。

タスク管理をする以前は、「忙しくなるといつ仕事が終わるのか、どれだけやればいいのかわからない」「一日が終わるともの凄くぐったりしている」ような状態でした。

しかし、今は、忙しい時期になってもどれだけやれば把握できているし、一日終えても心に余裕はあります。

シゴタノ! SP07:タスクリストを持つことの7つのメリット(完全版)

そんななか、ちょうどシゴタノの大橋さんがこのような記事を書いてらっしゃったので、ぼくもタスク管理のメリットについて書いてみようと思い、書きました。

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タスク管理をすることで得られる7つの効能

1 自分がやるべきことを頭の中から忘れ去ることができる

手帳でも付せんなどのアナログツールでもToodledoなどのデジタルツールでもなんでも構わないのですが、タスク管理を行うことで、やらないといけないことを一旦頭の中から忘れ去ることができます。

「あれやらなきゃ、これやらなきゃ」「えーっと、なにやるんだっけ?」と考えながら作業していると集中力はすぐに切れてしまいます。いろんなことに気を向けなければならないので、当然のことです。

書き出すことによって、「なにやるんだっけ?」が頭の中で考えなくてもよくなり、タスクだけに集中することができます。

2 自分の仕事量が把握できる

やらなければならないことを全部頭の中で覚えておけるほど、余裕のある生活をしている人は少ないと思います。

日々、忙しい毎日を送っていては、頭の中だけでは限界があります。

そのような状態では、自分がどれだけ仕事を進めていけばよいのかわかりません。ゴールが見えない状態で走り続けることほどしんどいものはありません。

ゴールが見えるからこそ頑張れるのです。

なので、タスク管理を行うことによって、自分の仕事量を把握でき、それに向かって頑張ることができるのです。

3 締め切りまでに一日どれだけやらないといけないか把握できる

仕事量を把握し、締切日から逆算することで、一日にどれだけやらなければならないか、把握できます。

先ほども述べたように、ただ闇雲に頑張るだけでは、疲れてしまって回復するのに時間もかかってしまいます。

一日のなかで、どれだけ進めればよいか把握し、進めることで、安心感と達成感を味わうことができます。

4 やらないとヤバいのでモチベーション関係なく取り組める

先ほどの3と関連して、やらないとヤバいことがわかっているので、モチベーションが高まるのを待ったり、気が向くのを待ったりするのに関係なく取り組むことができます。

まさに、プログラミングされているかのように、行動することで、自然と仕事をこなしていくことができます。

5 ゴールまでのプロセスの質を上げることができる

タスク管理をして全体を把握することができれば、計画や順番を考慮し、無駄を省いたり効率的に進めることができます。

特に、上司や部下など他人の影響を受けるものを先に手をつけ、自分の範囲内で片付くものは後の順番にしています。

この順番が逆になると、二度手間になることもあります。

6 スキマ時間が有効に使えるようになる

タスク管理を行っていると、どのタスクに何分かかる、ということを把握できるようになります。

そうすると、スキマ時間にやりやすいタスクが見えてきます。それまで、無駄にしていたスキマ時間を有効に活用することで残業時間を減らしたり、他のことに時間をかけたりすることができます。

また、どのタスクが午前中に終わっていないと、残業になってしまうか、把握することができるようになるので、ますますスキマ時間を有効に使おうとするようになります。

7 中断しても再開しやすい

突然の会議や上司からの振り、またはトラブルなど、集中して取り組める環境はあまりないかもしれません。

自分のタスクは、スタートしてから中断、再開、中断、再開をしながら完了していくことが多いです。

ですので、中断することを前提にしていますが、タスク管理をすることでスムーズに再開できるようにしています。

さいごに

今の環境を振り返ってみて、タスク管理の効能を書いてみました。

環境やポジションが変わればうまくいかなくなることもあるでしょうが、それはまた試行錯誤してうまくいく状態になるようにしていきたいものです。

タスク管理をすることで、大事なことに集中力を使い、心に余裕をもって日々過ごせるようになるでしょう。

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